如何写外贸信件实现有效沟通？

          

在商务交往中，我们不可避免的要写一些外贸信件，那么我们该如何来写外贸信件才能实现有效沟通呢？春喜外语告诉你！

1. 在现实中，许多商业信函过分冗长，主次不清，以致阅读者难以在有限的阅读时间内，提取出有价值的讯息。

比如在一封询价函中，花费大量篇幅描述己方的实力（很抱歉，我不会因为你是名不见经传的公司，就不发送一份价目表，为什么不把公司的介绍网址附在邮件末尾或者做个附件呢？）

又比如在对询价的答复函中，极为详尽地解说样品的质量与参数（要知道单纯的文字描述有时会如同广告一般，令人无法信服，为什么不把相关的检测报告与鉴定意见做成文档附件呢？）

2．以上那些失败的信件实例，正是忽略了有效沟通而导致不利结局。

我们必须理解，一封成功的商务信函，首先是也必须是有效沟通的文字具象，理应产生书写者希冀的效果（比如获得订单、获取样品、同意货运方式等等）。

关于何为有效沟通，知名管理培训师与咨询顾问尼基.斯坦顿在《沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧》一书中如是写道：

沟通有四大目标——被接收、被理解、被接受、使对方采取行动。

具体到商务写作，一封合格的商务信函也应言简意赅，直指核心，过于详尽的描述最好置于附件。

因为唯有如此，受众才能尽快地从信件中获取信息（冗长的信件当然不得人心），理解写信者的意图（比如询问价格、建立业务、期待还盘、沟通货运等等），接受写信者提出的观点（比如购买货物的诚意，降低价格的意愿、关于故障的释解），最终基于这些有效的沟通而采取商务行动（例如发送样品、订购、延期、开立信用证等等）。

值得注意的是尼基.斯坦顿在《沟通圣经》一书中专设一章（第十四章）讲解撰写英文商务书信时理应注意的沟通之道，作者将其整理为6C原则：

清晰（clear）

积极（constructive）

简洁（concise）

正确（correct）

礼貌（courteous）

完整（complete）

为了便于英文书信的写作者更好地理解商务书信的沟通要义，尼基.斯坦顿在书中将信件按照主题分成四类：有利的（例如订单、同意赔偿）、中性的（比如单纯的信息咨询）、不利的（各类拒绝信件）、说服的（例如推销），并给出各类信件的写法与注意事项。

其实无论哪一类信件，都有着类似的写作结构：在第一部分客观地描述书写信件的原因（亦即每位书写者在写作一封商务信函时，必须怀有明确目的，知晓自己因何开始敲打键盘或者拿起钢笔，并在第一部分以最简洁的语言令读信人知晓，例如询问价格），第二部分应分析事实（即进一步说明信件目的之细节，例如表达己方公司的业务、期待的折扣等等），第三部分通常表达明确的意愿，并通过结尾来促使对方采取一定的行动（例如表达合作的诚意以及希望对方提供样品、产品目录等等）。

在某些情况下，第二部分和第三部分可以合二为一，但含义不变，即在明确说明写信的意图后，加上一句简短的期待。

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